Zgromadzone podczas utrwalania przebiegu imprezy masowej materiały, nie zawierające dowodów pozwalających na wszczęcie postępowania karnego albo postępowania w sprawach o wykroczenia lub dowodów mających znaczenie dla toczących się takich postępowań, organizator przechowuje po zakończeniu imprezy masowej przez okres co najmniej 60 dni, a następnie komisyjnie je niszczy. Wojewoda w uzgodnieniu z komendantem wojewódzkim (Komendantem Stołecznym) Policji i z komendantem wojewódzkim Państwowej Straży Pożarnej, oraz po zasięgnięciu opinii właściwego polskiego związku sportowego, sporządza wykaz stadionów, obiektów lub terenów, na których utrwalanie przebiegu imprezy masowej za pomocą urządzeń rejestrujących obraz i dźwięk jest obowiązkowe. Umieszczenie w wykazie określonego stadionu, obiektu lub terenu następuje w drodze decyzji administracyjnej.
Miejsca obowiązkowej rejestracji
Miejscami podlegającymi obowiązkowej rejestracji obrazu są: 1) kasy biletowe na terenie imprezy masowej - w przypadku imprezy odpłatnej, 2) bramy, furtki i inne miejsca przeznaczone do wejścia uczestników na teren imprezy masowej, 3) drogi dla służb ratowniczych, drogi ewakuacyjne oraz ciągi komunikacyjne na terenie imprezy masowej z wyłączeniem klatek schodowych, 4) parkingi zorganizowane na terenie imprezy masowej, 5) sektory dla uczestników imprezy masowej, 6) płyta boiska lub scena. Miejsca, o których mowa w pkt 1-4, znajdują się w polu widzenia co najmniej jednego urządzenia rejestrującego obraz, a miejsca, o których mowa w pkt 5 i 6, znajdują się w polu widzenia co najmniej dwóch urządzeń rejestrujących obraz. Miejscami podlegającymi obowiązkowej rejestracji dźwięku są sektory dla uczestników imprezy masowej oraz płyta boiska lub scena.
Utrwalenia przebiegu imprezy masowej organizowanej na stadionach, w obiektach lub na terenach umożliwiających przeprowadzenie imprezy masowej dokonuje się przy użyciu cyfrowych urządzeń elektronicznych rejestrujących obraz kolorowy i dźwięk, wchodzących w skład systemu monitoringu. Do rejestracji dopuszcza się wykorzystanie kamer analogowych i jednoczesne wykorzystanie przetworników analogowo-cyfrowych, tak aby obraz zarejestrowany kamerą analogową został przetworzony do postaci cyfrowej oraz stosowanie kamer rejestrujących obraz kolorowy, które w przypadku spadku natężenia oświetlenia rejestrowanego obszaru automatycznie przełączają się w tryb monochromatyczny z wykorzystaniem ruchomego filtra podczerwieni. Jako uzupełnienie do rejestracji dopuszcza się wykorzystanie przenośnych cyfrowych urządzeń elektronicznych utrwalających obraz kolorowy o wysokości nie mniejszej niż 950 pikseli, w szczególności cyfrowych kamer lub cyfrowych aparatów fotograficznych.
Archiwizacja
Zarejestrowany w trakcie imprezy masowej obraz i dźwięk podlega archiwizacji na elektronicznym nośniku informacji. Nośnik informacji wraz z jego metryką informacyjną należy umieścić w opakowaniu, na którym po zamknięciu wpisuje się nazwę organizatora imprezy masowej oraz datę i miejsce utrwalenia imprezy masowej i które opatruje się czytelnym podpisem osoby działającej w imieniu organizatora imprezy masowej wraz z podaniem jego stanowiska. Metryka informacyjna, zawiera: 1) imię i nazwisko osoby utrwalającej przebieg imprezy masowej, 2) imię i nazwisko osoby sporządzającej kopię - w przypadku jej sporządzenia, 3) datę, czas, miejsce oraz nazwę utrwalonej imprezy masowej, 4) typ i rodzaj urządzenia oraz jego oprzyrządowania użytego do utrwalenia przebiegu imprezy masowej, 5) warunki oświetleniowe panujące w trakcie utrwalania przebiegu imprezy masowej, w szczególności opis warunków atmosferycznych, pory dnia, rodzaju i źródeł światła, 6) dane techniczne użytego nośnika informacji, 7) informację o ewentualnej awarii urządzenia utrwalającego przebieg imprezy masowej lub uszkodzeniu nośnika informacji, 8) informacje o sporządzonych kopiach. Każde otwarcie i ponowne zamknięcie opakowania nośnika informacji należy odnotować w metryce informacyjnej przez wskazanie imienia i nazwiska osoby dokonującej otwarcia lub zamknięcia opakowania nośnika informacji oraz czasu, miejsca i celu, w jakich te czynności zostały dokonane. Jeżeli zachodzi potrzeba zmiany opakowania nośnika informacji, należy dołączyć do niego dotychczasowe opakowania i wraz z metryką informacyjną opakować je wspólnie oraz opisać w/w sposób. Nośnik informacji powinien być należycie przechowywany i zabezpieczony, zwłaszcza przed utratą danych, szkodliwym działaniem środków chemicznych, temperatury, światła, promieniowania, pola magnetycznego lub elektrycznego oraz przed uszkodzeniami mechanicznymi, a także dostępem osób nieuprawnionych. Nośnik informacji przechowuje się w miejscu umożliwiającym jego niezwłoczne udostępnienie uprawnionym podmiotom. Jeżeli nośnik informacji jest integralną częścią systemu, a jego pojemność pozwala na archiwizowanie przebiegu kilku kolejnych imprez masowych, organizator imprez masowych zabezpiecza system przed dostępem osób nieuprawnionych poprzez wprowadzenie rejestru dostępu i czynności wykonanych w tym systemie.
